Svenska webbyråer och frilans­team rör sig numera lika självklart mellan länder som mellan projekt. En dag optimerar du annonser åt ett företag i Malmö, nästa dag ber en kund från Köpenhamn om hjälp, och plötsligt vill en butiksägare i Lyon att du sköter hela deras webbshop. 

I mejltråden dyker det dock upp nya krav från kundens bank, registreringsbevis, ägar­kedja, fullmakt och en stämpel som visar att allt verkligen är undertecknat av rätt person. 

Danskarna kallar proceduren legalisering, i Frankrike heter den apostille, men båda landar hos en svensk notarius publicus. Där, framför Natrius Publicus skrivbord, signeras och stämplas papper som får utländska compliance-system att släppa igenom betalningen i stället för att lägga den på is i flera veckor.

Varför apostillen kan vara viktig för webbtjänster

När EU antog regelpaket mot penningtvätt ökade bankernas ansvar att verifiera leverantörer. Svenska organisations­nummer och digitala kopior duger inte i ett system som hanterar tusentals internationella transaktioner varje dag. 

Den ovala apostille­stämpeln, etablerad genom Haag­konventionen 1961, ger banken ett snabbt kvitto på att namnteckningen verkligen tillhör bolagets firmatecknare och att dokumentet är oförändrat sedan det lämnade skrivaren. 

Stämpeln fungerar på allt från bolagsordning och F-skattsedel till fullmakter för annonskonton. Så fort kunden ser numret i apostillens övre hörn kan de kontrollera äktheten i ett offentligt register och trycka vidare i sina interna system.

Så förbereder du dokumenten innan mötet med notarien

Tidsvinsten börjar hemma vid skrivaren. Hämta ett helt färskt registreringsbevis från Bolagsverket och skriv ut det på vanligt vitt papper, eftersom notarien ser tonerkorn som garanti för ett äkta original. Lägg till ett uppdragsavtal på engelska med tydlig ort, datum och riktiga namn­signaturer. 

Om du fakturerar via egenanställning tar du med intyget som visar hur skatt och sociala avgifter redovisas. Behöver anställda resa i projektet är deras anställningsintyg smarta att stoppa ned i samma mapp, då en del länder kräver bekräftat arbets­förhållande innan de godkänner arbetstillstånd. 

När dokumenten är samlade och välorganiserade kan du antingen ta dig till notarien för fysisk legitimering och granskning av dokumenten, eller använda en online-tjänst där du identifierar dig med Bank-ID och får apostillestämpeln digitalt inom 24 timmar. Apostillen placeras antingen direkt i marginalen av dokumentet eller på ett separat blad som förseglas över häftklammern, klart för nästa steg i processen.

Vad som händer om detaljerna inte stämmer

Det vanligaste hindret är en blandning av svenska och engelska i samma stycke. Notarie­kontoret måste förstå varje ord för att intyga innehållet, och en lösning är därför att bifoga en auktoriserad full­översättning. 

Ett annat problem är elektroniska signaturer som saknar avancerad kryptering, de accepteras inte eftersom mottagar­landet inte kan tolka certifikatet. Här behövs en klassisk bläcklinje på papper. 

Det förekommer även att företag tar med utdrag som är flera år gamla, notarien godkänner dem visserligen, men kunder och banker brukar avvisa dokument äldre än tre månader. Genom att skriva ut färska versioner undviker du att starta om hela kedjan.

Ekonomin bakom en snabb stämpel

Administrativt dröjsmål kostar mer än själva stämplingen. En dansk bank reserverar ofta hela beloppet tills alla underlag är godkända, och franska reklambyråer kan inte fakturera slutkund innan KYC-mappen är komplett. 

För en webbyrå som lever på månadsretainer betyder en veckas väntan inte bara uppskjuten likviditet utan också en risk att projektet tappas till någon som skickade papperen snabbare. 

Kostnaden hos Natrius Publicus är jämförbar med en taxiresa över stan och ger världen runt dig det kvitto den behöver för att lita på underskriften. När stämpeln sitter skickas scanningen till kunden, originalet läggs i brandsäkert skåp och arbetet kan börja samma dag som annons­budgeten laddas upp.

Ett första internationellt uppdrag, steg för steg

Efter att kunden har mejlat sin orderbekräftelse hämtar du ett nytt registreringsbevis och skriver ett avtal i både svensk och engelsk version. Morgonen därpå kan du antingen gå till notarien, legitimera dig och underteckna dokumenten, eller använda en smidig onlinetjänst där du identifierar dig med Bank-ID, laddar upp filerna och får dem stämplade och klara med apostille inom 24 timmar. 

Med apostillen på plats laddas handlingarna upp till bankens portal, deras compliance­ansvariga markerar allt som godkänt, och fakturan kan skickas iväg från affärssystemet. Några dagar senare syns den första förskottsbetalningen på kontot, sprintplanen håller tidtabellen och ingen i teamet behöver oroa sig för juridiska hinder. 

Nästa gång det dyker upp en kund i ett nytt land ligger processen redan klar, skriv ut, signera, besök Natrius Publicus, få stämpeln och fortsätt jobba.